مدیریت اموال و دارایی ها چیست؟

اموال و دارایی های ثابت و مدیریت آنها فرآیند توسعه، بهره برداری، نگهداری و همچنین فروش آنها به روشی مقرون به صرفه می باشد، امروزه شاید یکی از بزرگترین دغدغه های کسب و کارهای بزرگ و کوچک نحوه مدیریت اموال و دارایی های آنها می باشد، به زبان ساده اینکه “چه چیزهایی دارم و کجا هستند” حال این “چیز” میتواند یک میز، صندلی، مانیتور، موس، غیره و هر وسیله دیگری که ما آنرا به عنوان اموال و دارایی در نظر می گیریم باشد.

هر چقدر یک کسب و کار بزرگ باشد دارای وسایل یا اموال بیشتری برای انجام امورات مختلف خود خواهد بود و مدیریت درست این اموال ضمن کاهش هزینه ها، بهینه سازی و تسریع انجام امور موجبات آرامش روحی و روانی صاحبین کسب و کار را نیز فراهم می سازد.

از اینرو هر شرکتی باید دارایی های خود را ثبت کند و به این ترتیب ذینفعان مربوطه دقیقاً می دانند چه دارایی در دسترس است و از چه مواردی می توان برای بازدهی بهینه استفاده کرد، دارایی های متعلق به هر مشاغل به دو دسته اصلی تقسیم می شوند: دارایی های ثابت و جاری.

دارایی­ های ثابت یا غیرجاری به دارایی ­های خریداری شده برای استفاده طولانی مدت گفته می شود، در حالی که دارایی های جاری آنهایی هستند که می توانند در مدت زمان کوتاه به پول نقد تبدیل شوند.

وقتی صحبت از مدیریت دارایی ها می شود دو نکته اصلی وجود دارد که افراد علاقه مند به دانستن آنها هستند:

• روند مدیریت دارایی چه نقشی بازی می کند؟
• چگونه یک شرکت می تواند یک برنامه خوب مدیریت دارایی تدوین کند؟

اهمیت مدیریت دارایی ها

دلایل مختلفی از جمله موارد زیر برای نگرانی مشاغل در مورد مدیریت دارایی ها وجود دارد:

• شرکت را قادر می سازد تا تمام دارایی های خود را نگهداری کند: این فرآیند برای سازمان ها امکان پیگیری دارایی های خود را، چه نقدینگی و چه ثابت فراهم می کند، صاحبان شرکت می دانند که دارایی ها در کجا قرار دارند، نحوه استفاده از آنها و تغییراتی که درآنها اعمال می شود. در نتیجه بازیابی دارایی ها می تواند با کارایی بیشتری انجام شود، از این رو منجر به بازدهی بالاتر می شود.

• کمک به صحت نرخ استهلاک: از آنجا که دارایی ها به طور منظم بررسی می شوند، روند مدیریت دارایی تضمین می کند که صورت های مالی مرتبط با آنها به روز می شوند.

• کمک به شناسایی و مدیریت خطرات: مدیریت دارایی شامل شناسایی و مدیریت ریسک های ناشی از استفاده و مالکیت دارایی های خاص است. این بدان معناست که یک بنگاه همیشه برای مقابله با ریسکی که پیش روی آن قرار دارد آماده خواهد بود.

• دارایی هایی را که وجود خارجی ندارند حذف می کند: مواردی وجود دارند که دارایی های از دست رفته اند، آسیب دیده اند یا سرقت شده اند ولی همچنان ثبت می باشند، صاحبان شرکت با داشتن یک برنامه استراتژیک مدیریت دارایی، از دارایی های تلف شده آگاه خواهند شد و بنابراین، آنها را در اسناد مربوطه ثبت نخواهند کرد.

تدوین برنامه استراتژیک مدیریت دارایی

مالکیت دارایی بخشی از فعالیت مهم هر شرکت خصوصی یا دولتی می باشد، برای مدیریت موثر دارایی ها صاحب کسب و کار یا شرکت باید برنامه ای استراتژیکی تدوین کند:

• قبل از هر چیری ابتدا موجودی دارایی را کامل کنید: یک مالک باید تمام دارایی های خود را مورد محاسبه قرار دهد، اگر او از تعداد دقیق دارایی های موجود خود آگاه نباشد پس آنها را به طور کارامد و موثر مدیریت نخواهد کرد بنابراین هنگام تهیه موجودی دارایی های شرکت موارد زیر باید در نظر گرفته شود:

1. تعداد کل دارایی ها
2. دارایی ها کجاست
3. ارزش هر دارایی

همچنین مهم می باشد که…

•  هزینه های چرخه عمر را محاسبه کنید: اگر یک فرد صاحب کسب و کار می خواهد برنامه مدیریت دارایی ها دقیق باشد باید کل هزینه های چرخه عمر هر دارایی را محاسبه کند، بسیاری از صاحبین مشاغل در محاسبه فقط هزینه های اولیه خرید اشتباه می کنند.

در طول چرخه عمر دارایی به احتمال زیاد هزینه های اضافی از جمله هزینه های نگهداری، مدل سازی وضعیت و عملکرد و همچنین هزینه های خروج ایجاد خواهند شد.

• سطح خدمات را تنظیم کنید: بعد از محاسبه هزینه های چرخه عمر گام بعدی تعیین سطح خدمات است، به بیان ساده به معنی ترسیم کیفیت کل، ظرفیت و نقش خدمات مختلفی است که دارایی ها ارائه می دهند، با انجام این کار مالک شرکت می تواند فعالیت های عملیاتی، نگهداری و نوسازی مورد نیاز برای حفظ دارایی ها را در شرایط خوب تعیین کند.

• برنامه ریزی مالی بلند مدت را انجام دهید: در حالت ایده آل فرایند مدیریت دارایی که صاحب شرکت تدوین می کند باید به راحتی به برنامه های مالی بلند مدت تبدیل شود. با اجرای یک برنامه مالی خوب، مالک می تواند ارزیابی کند که کدام اهداف عملی هستند و کدام یک باید اولویت بندی شوند.

مزایای مدیریت دارایی

اتخاذ استراتژی مدیریت دارایی مزایای بسیاری مانند موارد زیر دارد:

• بهبود اکتساب و استفاده: با نگه داشتن برگه های دارایی های شرکت در طول چرخه عمر خود، صاحبین کسب و کار می توانند تکنیک خود را برای به دست آوردن و استفاده از دارایی ها بهبود بخشند، یک مورد خوب در این زمینه Cisco Systems است که با اجرای مدیریت دارایی رایانه شخصی توانست هزینه ها را کاهش دهد، هنگام اجرای چنین استراتژی این شرکت خریدهای بیهوده خود را کشف کرد و با تهیه استراتژی بهتر برای خرید تجهیزات مورد نیاز کارگران این روند را بهبود بخشید.

• بهبود انطباق: آژانس های دولتی، سازمان های غیر انتفاعی و شرکت ها موظفند گزارش های جامعی در مورد نحوه دستیابی، استفاده و خروج دارایی ها ارائه دهند، برای سهولت روند گزارش دهی، اکثریت آنها اطلاعات دارایی خود را در یک پایگاه داده مرکزی ثبت می کنند، به این ترتیب در صورت نیاز به تهیه گزارش در پایان سال مالی خود به راحتی می توانند به تمام اطلاعات مورد نیاز خود دسترسی پیدا کنند.

مدیریت دارایی فردی

مدیریت دارایی برای افراد تقریباً مترادف با مدیریت ثروت است، این به مدیریت سرمایه گذاری ها یا دارایی های شخصی اشاره دارد.

خلاصه

مدیریت دارایی به سادگی سیستمی است که به شرکت ها کمک می کند کلیه دارایی های خود مانند وسایل نقلیه، تجهیزات و اثاثه را ردیابی کنند، نگه داشتن برگه های دارایی ها به ساده سازی عملیات به ویژه در رابطه با فروش یا خروج آنها کمک می کند، در این فرآیند همچنین از آنجا که تمام دارایی های موجود به خوبی ثبت و مورد محاسبه قرار گرفته اند امکان ثبت دارایی های شبح به حداقل خواهد رسید.

سیستم مدیریت اموال و دارایی سورن

در این سیستم که منطبق بر استانداردهای GS1 برای اموال (GIAI / GRAI) طراحی شده است پس از تعریف مال به صورت خودکار یک شماره اموال بارکدی اختصاص داده می شود که تمام فرایند کاری از این پس از طریق قرائت بارکد اموال اتفاق میافتد.

این فرایند ها قبلا بصورت دستی و با درصد خطای بالا و سرعت پایین انجام میشد و شاید برای یک موضوع اموال گردانی مسئول جمع داری باید چند روز و یا چند ماه بسته به تعداد اموال وقت صرف می کرد و ممکن بود حتی بعد از جمع آوری اطلاعات اموال هنگام ورود اطلاعات به سیستم به صورت دستی دچار خطا و مغایرت شود به همین دلیل سیستم اموال و دارایی سورن برای بهبود فرایند و به حداقل رساندن خطا و بالا بردن سرعت جمع آوری و انتقال آن به سیستم از تجهیزاتی همچون لیبل پرینتر جهت چاپ لیبل اموال و دستگاه موبایل کامپیوتر جهت جمع آوری و رویت و انتقال اطلاعات در لحظه استفاده میکند.

امکانات نرم افزار:

• گروه بندی اموال
• تعریف مال
• تعریف محل استقرار
• تعریف افراد تحویل گیرنده
• ثبت جابجایی ها
• ثبت خروج اموال
• ثبت اموال گردانی بصورت مکانیزه توسط موبایل کامپیوتر
• تعریف سطوح دسترسی کاربران
• ارائه انواع گزارشات (گزارش اموال بر اساس گروه بندی های مختلف، گزارش سوابق جابجایی، گزارش اموال گردانی و …)