آفیش و آفیش شدن

آفیش کلمه ای فرانسوی و به معنی اعلان میباشد که فارغ از ریشه ادبی آن چند وقتی است مورد استفاده بسیاری از عامه مردم خصوصا در حوزه های کاری مختلف قرار میگیرد، این کلمه اغلب به عنوان پذیرفته شدن، دعوت یا اعلان نیاز به شخصی و یا ثبت اسامی اشخاص برای انجام کاری در یک زمان معین بکار گرفته میشود.

تصور کنید همایش یا رویداد بزرگی در شرف برگزاری است و شما نیز تصمیم به شرکت در آن دارید، حتی میتوانید اینگونه تصور کنید که برگزار کننده آن شما هستید، این همایش در طی یک یا چند روز در قالب سطوح مختلف سمیناری، آموزشی، کارگاهی و نمایشگاهی با مشارکت و آفیش تعداد زیادی شرکت کننده اعم از بازدید کنندگان تا اسپانسرها و غرفه داران برگزار خواهد شد.

حجمی از رفت و آمد، دید و بازدید، جلسات گوناگون و کلی ریخت و پاش در مکان در نظر گرفته شده برای برگزاری این همایش میتوان متصور شد، لذا هزینه های برگزاری چنین همایشی قابل توجه خواهد بود، بنابراین مدیریت درست برگزاری آن نیاز به برنامه ریزی دقیق و استراژی مدون دارد تا در نهایت بتوان به یک نتیجه و خروجی مطلوب دست یافت.

هدف از برگزاری همایش

به نظر شما آمار و اطلاعات تعداد کسانی که در یک جلسه آموزشی، کارگاهی و یا بازدید از غرفه شرکتی که به عنوان اسپانسر در یک همایش حضور دارد شرکت میکنند چقدر میتواند برای آن شرکت مهم باشد؟ یا بر عکس برای خود بازدیدکنندگان که وقت، انرژی و زمان خود را صرف بازدید و شرکت در این همایش کردن؟

داشتن لیستی از اطلاعات کامل شرکت ها، دوره ها و یا کارگاه هایی که شرکت کردن چقدر مهم خواهد بود؟ راستی برای برگزار کننده همایش در اختیار داشتن آمار و  اطلاعات از شرکت کنندگان برای مدیریت بهتر همایش های بعدی و حتی رزومه کاری چقدر میتواند حیاتی باشد؟ هدف از برگزاری در پاسخ به این سوالات خلاصه خواهد شد.

کنترل تردد مدعوین و آفیش آنها مهمترین قسمت برگزاری

کنترل تردد افراد شرکت کننده و آفیش آنها در واقع مهمترین قسمت مدیریت برگزاری همایش و تاثیرگزارترین آن در حصول نتیجه مطلوب خواهد بود، تصور برگزاری این همایش بدون هرگونه نام نویسی از شرکت کنندگان خصوصا بازدید کنندگان و فروش بلیط به آنها فقط از طریق اعلان همگانی امکانپذیر نمیباشد.

حال این امر توسط افراد مشخص برگزار کنند همایش انجام خواهد شد بدین ترتیب که مشخصات تمام شرکت کنندگان در هر فیلد ثبت خواهد شد و سپس اعتبارات لازم به عنوان بازدید کننده، غرفه دار و یا اسپانسر به آنها اعطا خواهد شد.

فرایند ثبت نام و تخصیص اعتبار و اصطلاحا آفیش کردن از طرق مختلف انجام پذیر خواهد بود، این امر در گذشته زمانی که حتی رایانه ها هنوز جز لاینفک زندگی انسان نبودن بصورت دستی با تهیه چک لیستی شاید انجام میگرفت ولی با روی کار آمدن رایانه های مختلف به عنوان دستیار مغز الکترونیکی انسان و خصیصه های مختلف آنها این مهم توسط آنها یا بهتر بگوییم بر روی آنها انجام و نگهداری میشود.

دستیار مغز الکترونیکی انسان…

استفاده از رایانه به عنوان وسیله ای برای ثبت اطلاعات مشخصات و همچنین به عنوان پایگاه داده برای نگهداری، بازیابی و گزارش گیری های متنوع ضمن تسریع انجام امور برگزاری موجب ارتقاء سطح کیفی قبل و بعد از آن خصوصا در زمینه امنیت شده است.

با بکارگیری کامپیوتر ها هنوز هم ضعف و خلعی در برگزاری درست همایش احساس میشد و آن حجم اطلاعات تخصیص یافته به هر فرد سپس بازیابی و کنترل آن در زمان مناسب بود، مثلا اگر قرار بود فردی برای یک همایش یک هفته ای ۳ روز آفیش شود مشخص نبود آیا این فرد بیشتر از زمان اختصاص یافته به آن از خدمات همایش استفاده کرده یا نه، کنترلی دقیق برای فردی که برای یک قرار ملاقات آفیش شده بود یا مثلا پیمانکاری که جهت انجام پروژه ای در یک مکان خاص برای بازه زمانی خاصی آفیش شد بود نبود.

سیستم آفیش مبتنی بر بارکد سورن

سیستم آفیش مبتنی بر بارکد سورن راهکاری جهت کنترل تردد افراد درون سازمان و یا مراکز همایش می باشد، بدین ترتیب که ابتدا تگ های حاوی بارکد توسط لیبل پرینترها در مبادی ورودی چاپ و به افراد اختصاص داده می شوند، سپس این تگ ها در نقاط از پیش تعیین شده توسط دستگاه های موبایل کامپیوتر بصورت سیار قرائت و اطلاعات مربوط به تردد هر فرد کنترل و ثبت می شود.

بدین ترتیب بطور مثال در پایان یک همایش متشکل از برنامه های مختلف قادر خواهید بود اطلاعاتی از قبیل تعداد کل شرکت کنندگان به علاوه مشخصات آنها، ساعات ورود و خروج، مدت زمان حضور در یک برنامه خاص و غیره را در اختیار داشته باشید.